Financiële administratie: hoe het werkt

Financiële administratie bundelt alles wat in je stal geld oplevert. Het wordt gebruikt door stal eigenaren, administrateurs en medewerkers die facturatie, boekhouding of rapportage doen, en sluit direct aan op de planning, activiteiten en inkoop.

Prijzen

Alle geldstromen beginnen bij het instellen van prijzen. In de Instellingen‑pagina vul je bedrijfsgegevens, BTW‑percentages, inkomsten‑ en uitgaven‑categorieën in en geef je een prijs (excl. btw) aan elke activiteitstype en dienst. Deze prijzen worden later automatisch gebruikt bij het aanmaken van factureerbare items.

Hoe het werkt

1. Instellingen – definieer bedrijfsgegevens, BTW‑percentages, categorieën en stel prijzen in voor activiteiten en diensten.
2. Doorlopende diensten – maak doorlopende diensten aan voor paarden. Elke factureringsperiode maakt automatisch een factureerbaar item op basis van de ingestelde prijs.
3. Kosten – registreer aankopen bij leveranciers. Koppel elk kostenitem aan algemene kosten, aan een klant of aan één of meerdere paarden. Wanneer een kostenitem aan een klant of paard is toegewezen en als factureerbaar wordt gemarkeerd, wordt het een factureerbaar item.
4. Te factureren – bekijk alle nog te factureren items (activiteiten, doorlopende diensten, bestellingen, uit kosten afgeleide items). Vul ontbrekende velden in met Ontbrekende info toevoegen en vink de rijen aan die je wilt doorrekenen. Klik vervolgens op Factuur aanmaken om een concept‑factuur te maken.
5. Factuur – open het concept vanuit de Facturen‑lijst, bewerk eventueel de regels en klik daarna op Factuur afronden om de factuur te vergrendelen, een nummer toe te wijzen en eventueel per e‑mail te versturen.
6. Facturen – bekijk alle facturen, filter op status, download PDF‑bestanden of stuur definitieve facturen naar je boekhoudsoftware.
7. Betalingen – registreer binnenkomende betalingen, koppel ze aan de juiste factuur en werk de betaalstatus bij (Open, In behandeling, Betaald, Mislukt).

Goed om te weten

• Alleen gebruikers met financiële rechten zien deze pagina’s; anderen krijgen een Forbidden‑melding.
• Items in Te factureren die verplichte velden missen tonen Ontbrekende info toevoegen; je moet ze invullen voordat je een factuur kunt aanmaken.
• Concept‑facturen kun je blijven aanpassen; na klikken op Factuur afronden worden ze alleen‑lezen, behalve voor betaalacties.
• Alleen definitieve facturen kunnen naar de boekhouding worden gestuurd of gecombineerd als één PDF; concept‑facturen worden genegeerd.