Zu verrechnen

Hier sehen Sie alle Posten, die abgerechnet werden können – Aktivitäten, wiederkehrende Dienste, Bestellungen, Ausgaben und manuelle Rechnungspositionen – sodass Sie Posten auswählen, fehlende Angaben ergänzen und Rechnungen erstellen können.

Was ist auf dieser Seite

• Zu verrechnen / Verrechnet / Nicht zu verrechnen: Registerkarten zum Wechseln zwischen noch abzurechnenden Posten, bereits verrechneten Posten und als nicht abrechenbar markierten Posten.
• Datum‑Filter: wählen Sie einen Datumsbereich, um die Posten einzuschränken.
• Kontakt‑Filter: beschränken Sie die Posten auf einen bestimmten Kunden.
• Pferd‑Filter: beschränken Sie die Posten auf ein bestimmtes Pferd.
• Typ‑Filter: filtern nach Abrechnungstyp (Wiederkehrender Dienst, Aktivität, Bestellung, Ausgabe, Manuelle Rechnungsposition).
• Suche: Freitextsuche über Kunden, Pferde und Betreff.
• Tabelle: Spalten Datum, Kunde, Betreff, Pferd, Preis (zzgl. MwSt.); die erste Spalte zeigt ein Auswahl‑kästchen bei den Registerkarten Zu verrechnen und Nicht zu verrechnen, oder ein Rechnungs‑Icon bei Verrechnet.
• Fehlende Infos hinzufügen‑Schaltfläche (erscheint bei Zeilen, die nicht abgerechnet werden können) öffnet ein Formular, um die erforderlichen Felder zu ergänzen.
• Dropdown‑Menü (Drei‑Punkte‑Symbol) pro Zeile mit Kunde ändern, Als nicht abrechenbar markieren (bei Zu verrechnen) oder Als abrechenbar markieren (bei Nicht zu verrechnen).

Häufige Aufgaben

Rechnung aus ausgewählten Posten erstellen

1. Wechseln Sie zum Register Zu verrechnen.
2. Setzen Sie die Häkchen bei den Posten, die Sie abrechnen möchten.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen (Rechnung‑Icon) über der Liste.

Fehlende Angaben zu einem abrechenbaren Posten ergänzen

1. Im Überblick Zu verrechnen finden Sie Zeilen mit der Schaltfläche Fehlende Infos hinzufügen.
2. Klicken Sie die Schaltfläche, um das Modal‑Fenster mit den fehlenden Feldern zu öffnen.
3. Ergänzen Sie die hervorgehobenen Felder (Kunde, Preis, Kategorie, Adresse, MwSt.) und klicken Sie auf Speichern. Der Posten ist nun auswählbar für die Rechnung.

Kunden eines abrechenbaren Postens ändern

1. Klicken Sie auf das Drei‑Punkte‑Symbol ⋮ in der Zeile, um das Dropdown‑Menü zu öffnen.
2. Wählen Sie Kunde ändern.
3. Wählen Sie den neuen Kunden im Modal‑Fenster aus und klicken Sie auf Speichern.

Gut zu wissen

• Die Rechnungsposition erstellen‑Schaltfläche (Plus‑Symbol) wird nur angezeigt, wenn Sie das Recht zur Finanzverwaltung besitzen.
• Die Rechnung erstellen‑Schaltfläche erscheint nur, wenn Sie das Recht haben, Finanzen zu verwalten und Entwürfe oder endgültige Rechnungen zu erstellen.
• In den Registern Verrechnet und Nicht zu verrechnen werden die Auswahl‑kästchen ausgeblendet, sodass Sie hier keine Rechnungen erstellen können.
• Fehlende MwSt.-Prozentsatz können Sie auf der Einstellungs‑Seite hinzufügen; das Modal‑Fenster für fehlende Felder verweist Sie dorthin.
• Ihre Filterauswahlen werden im Browser gespeichert und automatisch übernommen, wenn Sie zur Seite zurückkehren.

Rechnungen erstellen und senden

Verwenden Sie dieses Fenster, um alle offenen Rechnungen zu erstellen und per E‑Mail an Kunden zu senden, die eine E‑Mail‑Adresse und einen externen Buchhaltungskontakt besitzen; fehlen diese Angaben, wird oberhalb des Fensters eine Warnung angezeigt.

E‑Mail‑Nachricht

Geben Sie den Text ein, den der Kunde in der E‑Mail mit der Rechnung sehen soll (z. B. ein Dankeschön oder eine Zahlungserinnerung).

Nach dem Speichern

Die Rechnungen werden als finale Rechnungen erstellt, per E‑Mail mit Ihrer Nachricht und Zahlungsanweisungen an den Kunden gesendet und zudem an Ihre Buchhaltungssoftware weitergeleitet. Sie erscheinen im Rechnungs‑Übersicht und der Kunde erhält die E‑Mail.

Rechnungen erstellen

• Führt Sie zurück zur Liste der abrechenbaren Positionen (Sie erhalten eine Warnung, wenn eine Rechnung manuell hinzugefügte Positionen enthält).

Alle Rechnungen senden

• Öffnet einen Bulk‑Sende‑Dialog, in dem Sie eine E‑Mail‑Nachricht hinzufügen und jede Rechnung senden können, die eine Kunden‑E‑Mail und einen Buchhaltungs‑Software‑Kontakt hat; nur sichtbar, wenn Sie die nötigen Rechte besitzen.

Rechnung senden

• Finalisiert die Rechnung, markiert sie als zahlungsbereit und sendet sie per E‑Mail an den Kunden (erfordert eine Kunden‑E‑Mail).

Überspringen (vorerst)

• Überspringt diese Rechnung vorübergehend; Sie können sie später abschließen.

Rechnung als Entwurf speichern

• Erstellt einen Entwurf, den Sie später bearbeiten können; ein Erfolgshinweis erscheint und die Rechnung wird aus der Warteliste entfernt.

Einen Kontakt auswählen

• Öffnet das Rechnung bearbeiten‑Dialogfenster, um den Kunden (oder Lieferanten) zu ändern.

Rechnungszeilen hinzufügen

• Öffnet das Rechnungszeilen bearbeiten‑Dialogfenster, um Positionen hinzuzufügen, zu entfernen oder zu ändern.

Nach dem Speichern

• Die verarbeitete Rechnung verschwindet aus der Liste, ein Erfolgshinweis oder eine Markierung wird angezeigt und Sie können mit der nächsten Rechnung fortfahren.

Rechnungsposition erstellen

Verwenden Sie dieses Formular, um eine neue manuelle Rechnungsposition zu erstellen oder eine bestehende zu bearbeiten.

Verrechnen an

• Wählen Sie, ob Sie die Kosten den Kunden oder den Pferden in Rechnung stellen wollen. Diese Einstellung kann nur beim Anlegen geändert werden.

Kunden

• Wählen Sie einen oder mehrere Kunden aus; der Betrag wird gleichmäßig aufgeteilt. Sie können hier auch einen neuen Kontakt anlegen.

Pferde

• Wählen Sie ein oder mehrere Pferde aus; der Betrag wird gleichmäßig aufgeteilt und jeder Teil wird den jeweiligen Eigentümern des Pferdes in Rechnung gestellt. Sie können hier auch ein neues Pferd anlegen.

Beschreibung

• Geben Sie eine kurze Beschreibung ein; sie erscheint auf der Rechnung.

Betrag

• Geben Sie den Betrag ohne MwSt. ein. Positive Zahlen belasten den Kunden, negative Zahlen erzeugen eine Gutschrift (z. B. Rabatt oder Preisgeld).

MwSt.-Prozentsatz

• Wählen Sie den MwSt.-Satz, der für das ausgewählte Land gilt.

Kategorie

• Wählen Sie eine Verkaufs‑Kategorie; es werden nur Kategorien angezeigt, die für den Verkauf freigegeben sind.

Nach dem Speichern

• Es wird eine neue Rechnungsposition hinzugefügt (oder die bestehende aktualisiert) in der Rechnungs‑Übersicht des Kunden; der Gesamtbetrag wird automatisch aktualisiert.

Fehlende Felder

Nutzen Sie dieses Dialogfenster, um die fehlenden Angaben zu einem abrechenbaren Posten zu ergänzen, damit er in Rechnung gestellt werden kann.

Kunde

• Wählen Sie den Kunde (Eigentümer des Pferdes). Aktualisiert auch den Eigentümer für zukünftige Posten.

Preis

• Geben Sie den Preis in der Standardwährung an. Er erscheint auf der Rechnung.

Einkommenskategorie

• Wählen Sie eine Einkommenskategorie, um den Umsatz zu klassifizieren.

Kundenstraße

• Tragen Sie die Kundenstraße ein; aktualisiert die Adresse des Kontakts.

Kunden-Postleitzahl

• Tragen Sie die Kunden-Postleitzahl ein; aktualisiert die Postleitzahl des Kontakts.

Kundenstadt

• Tragen Sie die Kundenstadt ein; aktualisiert die Stadt des Kontakts.

Kundenland

• Wählen Sie das Kundenland; legt das Land des Kontakts fest und kann die MwSt. beeinflussen.

MwSt.-Prozentsatz

• Falls nur der MwSt.-Prozentsatz fehlt, wählen Sie einen MwSt.-Prozentsatz für die Rechnung.

Nach dem Speichern

• Der Posten wird aktualisiert und ist bereit zur Rechnungsstellung; Änderungen am Kontakt werden ebenfalls gespeichert.

Kunde aktualisieren

Verwenden Sie dieses Dialogfeld, um den Kunden der ausgewählten Rechnungspositionen zu ändern.

Kunde

• Wählen Sie einen Kontakt aus der Liste oder tippen Sie, um zu suchen. Falls der gewünschte Kontakt fehlt, wählen Sie Neuen Kontakt erstellen unten in der Liste, um einen neuen Kontakt anzulegen.

Nach dem Speichern

• Der ausgewählte Kunde wird den Positionen zugewiesen, die Positionen zeigen nun den neuen Kunden und das Dialogfeld schließt.