Rechnung
Verwenden Sie diese Seite, um eine Rechnung anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu erstellen – Entwürfe können noch geändert werden, nach dem Abschluss erhalten sie eine Nummer und werden gesendet.
Was ist auf dieser Seite
- Kontakt auswählen: wählen Sie den Kunden für die Rechnung; ein Kontakt muss ausgewählt werden, bevor Positionen hinzugefügt werden können.
- Rechnungszeilen hinzufügen: Tabelle, in der Sie Rechnungspositionen (Beschreibung, Menge, Preis, MwSt.) hinzufügen, bearbeiten oder löschen können; sichtbar, nachdem ein Kontakt gewählt wurde.
Typische Aufgaben
Einen Entwurfsrechnung erstellen oder bearbeiten
- Klicken Sie Kontakt auswählen und wählen Sie einen bestehenden Kontakt oder legen Sie einen neuen an.
- Klicken Sie Rechnungszeilen hinzufügen und geben Sie für jede Position Beschreibung, Menge, Preis und MwSt. ein.
- Schließen Sie den Editor – die Änderungen werden automatisch gespeichert.
Rechnung abschließen und senden
- Klicken Sie die Schaltfläche Rechnung abschließen in der rechten oberen Aktionsleiste.
- Im Dialog können Sie festlegen, ob die Rechnung per E‑Mail gesendet werden soll, eine Nachricht hinzufügen und (falls nötig) einen Buchhaltungskontakt anlegen.
- Klicken Sie Abschließen (oder Abschließen und senden) um die Rechnung zu sperren und den Versand zu starten.
Rechnung als bezahlt markieren
- Klicken Sie die Schaltfläche Rechnung als bezahlt markieren im Meta‑Panel der Rechnung.
- Bestätigen Sie die Zahlungsdetails im Dialog und drücken Sie Bestätigen.
Wissenswertes
Sie können eine Rechnung nur bearbeiten, solange sie ein Entwurf ist und Sie die entsprechenden Rechte besitzen; nach dem Abschluss ist die Rechnung schreibgeschützt, außer für zahlungsbezogene Aktionen.
Wenn für Ihr Unternehmen keine Bankverbindung oder IBAN für den Lieferanten hinterlegt ist, erscheint ein Hinweis – ergänzen Sie die Daten in den Organisationseinstellungen, bevor Sie die Rechnung abschließen.
Beim Abschließen fragt das System nach, ob Sie bei fehlender oder ungültiger Einzugsermächtigung trotzdem fortfahren wollen; dann wird die automatische Einziehung deaktiviert.
Bleibt eine Rechnung länger in der Warteschlange, zeigt die App nach einigen Minuten eine Warnung („Rechnung … ist noch nicht gesendet“). Das Warnungsfeld erscheint oben auf der Seite.
Rechnung abschließen – Schaltfläche in der Aktionsleiste öffnet das Finalisieren‑und‑Senden‑Dialog.
Pferdeverkauf – Schaltfläche im Meta‑Panel öffnet den Pferdeverkauf‑Dialog.
Rechnungsdetails – Stiftsymbol im Rechnungs‑Header öffnet den Bearbeiten‑Rechnung‑Dialog.
Rechnungspositionen – Rechnungszeilen hinzufügen‑Schaltfläche öffnet den Positionen‑Editor.
Rechnung als bezahlt markieren – Schaltfläche im Meta‑Panel öffnet den Markieren‑als‑bezahlt‑Dialog.
Rechnung erneut senden – Schaltfläche in der Aktionsleiste (sichtbar nach Abschluss) öffnet das erneute‑Senden‑Dialog.
Rechnung abschließen
Mit diesem Formular schließen Sie die Rechnung ab und können sie optional per E‑Mail senden.
Buchhaltungskontakt
Wählen Sie Neuen Kontakt in … anlegen, um einen neuen Buchhaltungskontakt zu erstellen, oder Vorhandenen Kontakt aus … auswählen, um einen bestehenden zu verknüpfen. Nur sichtbar bei einer Buchhaltungsintegration und wenn der Kontakt noch nicht gekoppelt ist.
Rechnung per E‑Mail senden
Wählen Sie Ja, um die Rechnung per E‑Mail zu versenden, oder Nein, um keinen Versand zu starten; das bestimmt, ob die E‑Mail‑Nachricht‑Felder angezeigt werden.
E‑Mail‑Nachricht
Geben Sie hier Text ein, der unter den Standard‑Zahlungsanweisungen in die E‑Mail aufgenommen wird.
Kontakt‑E‑Mail‑Adresse setzen
Keine E‑Mail für den Kunden? Geben Sie hier eine E‑Mail‑Adresse ein; diese wird zum Versenden der Rechnung verwendet.
Nach dem Speichern
Nach dem Speichern hat die Rechnung die Status abgeschlossen und steht in der Rechnungsliste bereit für Zahlung. Wenn Sie Ja gewählt haben, wird eine E‑Mail mit Rechnung und Ihrem Hinweis an das angezeigte oder eingegebene E‑Mailadresse gesendet. Alle Mitarbeitenden mit Rechnungszugriff sehen die Status.
Pferdeverkauf
Verwenden Sie dieses Dialogfeld, um die Details eines Pferdeverkaufs einer Rechnungsposition hinzuzufügen.
Ist dies ein Pferdeverkauf?
- Schalten Sie das Feld ein, um das Pferd als verkauft zu kennzeichnen; die weiteren Eingabefelder werden sichtbar. Wenn das Pferd bereits über einen anderen Posten verkauft wird, ist das Feld gesperrt und eine Warnung wird angezeigt.
Prozentsatz
- Geben Sie den übertragenen Eigentumsanteil ein (1‑100). Bei einem Teilverkauf erforderlich; bei einem Vollverkauf bleibt 100.
Exportland
- Wählen Sie ein Land, wenn das Pferd exportiert wird; lassen Sie das Feld leer für einen Inlandsverkauf. Werden keine Länder angezeigt, liegen keine Länderdaten vor.
Nach dem Speichern
- Die Rechnungsposition wird mit der Kategorie „Pferdeverkauf“, dem angegebenen Prozentsatz und Exportland aktualisiert und das Pferd wird als verkauft markiert (ggf. erscheint ein Hinweis, das Pferd an einen neuen Standort zu verlegen).
Rechnungsdetails
Verwenden Sie dieses Formular, um die Grunddaten einer Rechnung festzulegen oder zu ändern, wie Lieferant, Kunde, Datum, Rechnungsnummer und Währung.
Ist die Rechnung bereits abgeschlossen, sind die meisten Felder gesperrt; Sie können nur den Kunden ändern.
Lieferant
- Wählen Sie das Unternehmen, das die Rechnung ausstellt; es erscheint als Lieferant auf der Rechnung.
Kunde
- Wählen Sie den Kontakt, der die Rechnung erhält; Sie können bei Bedarf direkt einen neuen Kontakt anlegen.
MwSt.-Hinweis
- Wird angezeigt, wenn der Kunde in einem EU-Land ohne USt‑IdNr. ist; er informiert, dass MwSt. berechnet wird.
Rechnungsnummer
- Optional – lassen Sie das Feld leer, damit das System automatisch eine Nummer erzeugt.
Währung
- Wählen Sie die Währung für die Rechnungspositionen; Änderungen sind erst nach dem Speichern der Rechnung und dem Hinzufügen mindestens einer Position möglich.
Nach dem Speichern
- Die Rechnung wird gespeichert und erscheint in der Rechnungsübersicht; die Änderungen gelten für zukünftige Rechnungen.
Rechnungspositionen
Dieses Formular ermöglicht das Verwalten der Zeilen einer Rechnung.
Pferd auswählen
- Tippen Sie Pferd auswählen, wählen Sie ein Pferd (Kundenpferde oder Andere) oder leer lassen; verknüpfte Einträge zeigen ein Warnsymbol und können nicht bearbeitet werden.
Pferdeverkauf
- Ist ein Pferd ausgewählt, klicken Sie Pferdeverkauf, um es als verkauft zu markieren; die Zeile wird prozentbasiert, die Menge wird zum % (standard 100 %) und die Kategorie wechselt zu Pferdeverkauf. Nochmals klicken hebt die Markierung auf.
Betrag
- Geben Sie die Menge ein; bei normalen Positionen ist das Stückzahl, bei einem Pferdeverkauf das Prozent. Gesamt wird automatisch aktualisiert.
Preis
- Geben Sie den Stückpreis ein; die Rechnungswährung steht hinter dem Feld und Gesamt zeigt Menge × Preis.
Kategorie
- Wählen Sie eine Finanzkategorie; diese ist bei Pferdeverkauf‑Zeilen gesperrt.
MwSt.
- Wählen Sie den MwSt.-Satz; die Liste zeigt Prozentsatz und Land.
Zeile hinzufügen
- Klicken Sie Zeile hinzufügen, um eine leere Zeile einzufügen.
Nach dem Speichern
- Klicken Sie Speichern, um die Rechnung zu aktualisieren; die Änderungen erscheinen und markierte Pferde für den Verkauf werden erfasst.
Rechnung als bezahlt markieren
Erfasse eine Zahlung, um die Rechnung als bezahlt zu markieren – wähle die Zahlungsmethode und das Datum und klicke anschließend auf Als bezahlt markieren.
Zahlungsmethode
- Wähle, wie das Geld eingegangen ist (Bank, Bargeld, Kreditkarte oder Pin). Die gewählte Methode wird mit der Zahlung gespeichert.
Zahlungsdatum
- Gib das Datum der Zahlung an (Standard ist heute). Das Datum wird mit der Zahlung gespeichert.
Nach dem Speichern
- Es wird eine Zahlung über den Rechnungsbetrag angelegt, der Rechnungsstatus ändert sich zu Bezahlt, und die neue Zahlung erscheint in der Zahlungen‑Übersicht der Rechnung.
Rechnung erneut senden
Verwenden Sie dieses Fenster, um die Rechnung erneut an den Kunden zu senden.
E‑Mail‑Nachricht
- Geben Sie eine optionale Nachricht ein, die der E‑Mail mit der Rechnung und den Zahlungsanweisungen beigefügt wird.
Kontakt‑E‑Mail‑Adresse setzen
- Wenn der Kunde keine E‑Mail‑Adresse hat, geben Sie im Feld E‑Mail‑Adresse eine Adresse ein. Die Adresse wird beim Kontakt gespeichert, bevor die Rechnung gesendet wird.
Nach dem Senden
- Die Rechnung wird per E‑Mail an die angegebene Adresse (die bereits gespeicherte oder die neue) geschickt, inklusive Ihrer Nachricht, und das Dialogfenster schließt. Wird eine neue Adresse eingetragen, ist sie künftig für Rechnungen hinterlegt.