Rechnungen

Hier sehen Sie alle Rechnungen der aktuellen Organisation, können sie filtern, eine Rechnung öffnen, eine neue erstellen, als PDF herunterladen oder mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren.

Was ist auf dieser Seite

• Rechnung hinzufügen Schaltfläche – öffnet das Formular zum Anlegen einer neuen Rechnung (nur sichtbar, wenn Sie die entsprechenden Finanzrechte besitzen).
• Synchronisieren mit Buchhaltung Schaltfläche – startet den Auswahl‑Modus, um fertiggestellte Rechnungen an Ihre Buchhaltungsintegration zu senden.
• Rechnungen herunterladen (PDF) Schaltfläche – startet den Auswahl‑Modus, um ausgewählte Rechnungen als ein einziges PDF zu downloaden.
• Filter Schaltfläche – öffnet das Filterfenster, in dem Sie Unternehmen, Rechnungsstatus, Zahlungsstatus, Kontakt und weitere Filter auswählen können.
• Datum Filter – ermöglicht die Auswahl eines Datumsbereichs oder schneller Optionen (Heute, Morgen, Aktuelles Jahr, Letzte 12 Monate).
• Suchfeld – geben Sie einen Kundennamen oder eine Rechnungsnummer ein (Platzhalter „Suche Kunde oder Rechnungsnummer…“); die Liste wird sofort gefiltert.
• Rechnungstabelle – zeigt jede Rechnung mit den Spalten Datum, Rechnungsnummer, Lieferant (bei mehreren Unternehmen), Kunde, Gesamt (exkl. MwSt.), Status (Im Entwurf / Abgeschlossen), Versandstatus, Bezahlt (Zahlungsstatus). Klicken Sie auf eine Zeile, um die Rechnung zu öffnen; im Auswahl‑Modus können Sie die Kontrollkästchen anklicken.
• An … senden Schaltfläche – erscheint in der Auswahl‑Leiste, nachdem Sie Rechnungen zum Versand ausgewählt haben; öffnet einen Dialog zum Bestätigen des Versands.
• Rechnungen herunterladen (ein PDF) Schaltfläche – erscheint in der Auswahl‑Leiste, nachdem Sie Rechnungen zum PDF‑Download gewählt haben; startet den Download eines kombinierten PDFs.
• Auswahl‑Leiste – nur sichtbar, wenn eine Auswahl gestartet wurde; zeigt die Anzahl ausgewählter Rechnungen und die oben genannten Aktionen.

Häufige Aufgaben

Rechnung hinzufügen

1. Klicken Sie auf Rechnung hinzufügen.
2. Füllen Sie die Rechnungsdetails im erscheinenden Formular aus und speichern Sie.

Rechnungen an die Buchhaltung senden

1. Klicken Sie auf Synchronisieren mit Buchhaltung.
2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Rechnungen, die Sie senden möchten (nur fertiggestellte Rechnungen, die noch nicht gesendet wurden, können ausgewählt werden; Entwurfsrechnungen sind deaktiviert).
3. Klicken Sie in der Auswahl‑Leiste auf An … senden.
4. Bestätigen Sie den Dialog, um die Rechnungen zu senden.

Rechnungen als PDF herunterladen

1. Klicken Sie auf Rechnungen herunterladen (PDF).
2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Rechnungen, die Sie herunterladen möchten (die Rechnung muss über einen öffentlichen Zugriffs‑Link verfügen; Sie können maximal die in der Hinweis‑Anzeige genannte Anzahl auswählen).
3. Klicken Sie in der Auswahl‑Leiste auf Rechnungen herunterladen (ein PDF).
4. Das kombinierte PDF wird erstellt und heruntergeladen.

Gut zu wissen

• Nur abgeschlossene Rechnungen können an die Buchhaltung gesendet werden; Entwurfsrechnungen werden ignoriert.
• Rechnungen, die bereits an die Buchhaltung gesendet wurden, zeigen ein grünes Häkchen und können nicht erneut ausgewählt werden.
• Für den PDF‑Download ist ein öffentlicher Zugriffs‑Link erforderlich; fehlt dieser, ist die Download‑Aktion deaktiviert.
• Pro PDF‑Download können Sie höchstens die im Hinweis angegebene Anzahl Rechnungen (z. B. 20) auswählen.

An … senden – Schaltfläche in der Auswahl‑Leiste, die den Dialog zum Senden an die Buchhaltung öffnet.

An Buchhaltung senden

Verwenden Sie diesen Dialog, um die ausgewählten Rechnungen an die Buchhaltung zu senden.

Senden

• Klicken Sie auf Senden, um den Versand zu starten; ein Spinner und ein Fortschrittszähler (X / Y) werden angezeigt. Während des Versands können Sie Abbrechen klicken, um den Vorgang zu beenden.

Schließen

• Wenn eine Rechnung einen Kontakt enthält, der noch nicht mit der Buchhaltung synchronisiert ist, erscheint eine rote Warnung mit einer Liste dieser Kontakte. Synchronisieren Sie die Kontakte über die Kontakte‑Seite und klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.

Nach dem Senden

• Nachdem alle Rechnungen gesendet wurden, erscheint eine Erfolgsmeldung. Schließen Sie das Fenster; die Rechnungen sind jetzt in Ihrer Buchhaltungssoftware.